品PMP题目,论如何驾驭项目的复杂性
2021-12-22阅读 14

谈到如何驾驭复杂性就就不得不提到我们当下所处的VUCA时代,因为VUCA这个词中的C就是指复杂性。而VUCA这个词是由易变的(Volatility)、不确定的(Uncertainty)、复杂的(Complexity)和模糊的(Ambiguity)等四个英文单词的首字母拼接而成。VUCA本身就强调复杂性,项目本身管理的复杂性给项目的实际管理者即项目经理带来了全新的挑战。《PMBOK® 指南》第7版还特意的把驾驭复杂性作为其主要原则的一部分,可见其对管理项目复杂性上升到一个全新的高度。

 

项目的复杂性一般是由于项目所涉及干系人的行为做法迥异,项目所在的外部环境或系统模糊性造成的。项目经理通常是无法预见复杂性的突然出现,项目的复杂性是众多风险、事件及不同事件的彼此依赖性共同作用的结果。比如时下的技术创新事件层出不穷,技术创新可能导致项目所在组织当下产品交付、服务和工作方式的颠覆式改变。例如,刷二维码支付代替传统的刷银行借记卡方式,基于手机的线上购物已经成为目前年轻人的主要等物选择。

 

我们都知道项目的复杂性的最直接原因是由于项目所涉及的干系人针对项目目标的理解彼此不一致导致的。解决人员对项目目标的认同、彼此工作方式的协同是项目经理在进行日常项目管理过程中需要特别留意的。著名的《人月神话》和《设计原本》的作者布鲁克斯曾经断言:多数软件项目的问题在于人的因素,而非技术。另一本著名软件著作《人件》也非常强调良好的团队建设与团队工作氛围对项目成功的影响。《人件》一书的作者共两位,他们是Tom DeMarcoTimothy Lister,目前是某著名公司的首席咨询顾问,并致力于复杂组织的文化变革和项目团队建设的咨询工作。两位大师曾经有过一场针对软件工程的社会因素的深入研讨。在一次长途飞机上,他们突发灵感,创造性的提出软件系统的主要问题不在于技术,而在于社会性因素。这个结论对IT技术人士的固有认知无疑是颠覆性的,很多人以前都是坚信技术就是一切,无论出现什么问题,总会有更好的技术为我们找到出路。但是如果我们确定我们所面对的问题天生就属于社会学的范畴,再好的技术可能也提供不了什么帮助。例如,对于一组必须工作在一起的人,他们偏偏彼此不信任,那就没有什么软件包或万能工具能改变他们并解决现实问题。事实证明大师的论断的正确性,在大多数项目中,社会性的复杂程度远比技术上的挑战要难处理得多。在《人件》一书中大师也谈到在他们以往所研究的绝大多数项目中,没有一个是由于单纯的技术问题导致失败的。

那么到底是什么社会性导致了项目的失败呢?这里的社会性因素可以说是多种多样的。比如缺乏催化剂式的项目经理,一般具备这样特质的项目经理,可以通过自身的影响力甚至是个人魅力来促成项目团队成员之间的相互交流和融洽相处。由于这种灵魂人物的存在使团队内部更加有粘度,项目得日常工作也变得更加有趣。另外,由于客户或市场得压力,项目经理通常采用不合理的加班手段来压缩项目进度,这间接导致团队士气低落和项目交付产品质量低下。因为一味地追求项目进度,在缺乏充足项目资源配备或相对固化的项目活动顺序的前提下,必然会导致高标准质量要求的舍弃。当然,没有成功打造一个高绩效的项目团队也是社会性的根本体现。很多项目团队并非天然的具备背景的多样性和行为的自组织等特点,他们往往缺乏独立自主的工作态度。更有甚者,有些项目团队成员更加具备帕金森综合症的特点,即只要还有时间,工作就会不断扩展,直到用完所有的安全时间,导致关键项目活动的延迟,最终导致项目延期。

 

综上所述,项目经理要充分评估针对您所指导的项目的社会性因素,纳入项目所存在的问题和潜在的风险管理的范畴,做到持续的监督和积极的应对,最终能够成功驾驭项目的复杂性

 

我们且通过以下的场景例题来体会如何驾驭复杂性:

 

典型例题:一位经验不足的项目经理被分配到了一个新项目上把控项目,因为将来他所从事的项目为矩阵组织。那么他所面对的沟通形式为?

A.简单的

B.公开但准确的

C.复杂的

D.难以自动操作

 

参考答案:C

矩阵组织的特点是双重汇报。项目团队成员来自职能部门,而且是兼职做项目。项目团队成员一般两个个绩效汇报的沟通渠道,职能线条需要向自己部门的职能经理述职,同时项目线条又需要把工作情况报告给项目经理。本题目提到是经验不足的项目经理,所以今后他面对的最大挑战就是成员双重汇报和多头沟通的复杂性。

 

典型例题:你是一家电子游戏的项目经理。你的项目一开始有点含糊不清。它的复杂性和规模与团队成员去年所做的项目相似。关键相关方希望积极地参与进来,并能够随着项目的进展修改需求。团队已经准备好定义和评估活动了。下列哪个陈述是正确的? (共选三个可选答案)

A.  你应该使用敏捷方法来增量地交付商业价值,并适应需求变更的需要。

B.    你应该使用敏捷方法,这种方法不需要进度管理计划。

C.    当使用敏捷方法时,最大限度地关注对客户的价值,最小限度地关注过程。

D.    基于业务需求、风险和对组织的价值对待办项进行优先级排序。最重要的用户故事位于待办事项列表的顶部。

 

参考答案:A, C, D. 

根据PMBOK®指南,无论你使用什么项目生命周期管理方法,都应该完成进度管理计划,故不选B。通过本题目的管理实践,我们知道刻意通过敏捷方法,以增量交付的方式来驾驭项目的复杂性。

 

典型例题:敏捷方法可以缓解存在高度不确定性的项目场景所产生的问题。以下哪一项是敏捷在这些情况下解决的痛苦的例子?(共选三个可选答案)

A.项目目标不清晰

B. 低缺陷

C.需求不明确

D. 技术债务

 

参考答案:A、C、D

此题在考敏捷项目管理所适用的场景,当一个项目包含高度的不确定性、变更和复杂性时,项目团队可能会经历许多痛点。敏捷方法通过执行诸如创建清晰的团队章程(即愿景和使命)等活动来直接解决这些难题。通常项目所面临的痛点包括目的目标不明确、需求不明确、技术债务和高缺陷。B选项的低缺陷不属于项目所面临的痛点范畴,故不选B