如何打造良好的协作文化?
2021-09-30阅读 7

随着以人为本思想的回归,项目管理知识体系越发强调项目经理能够通过有效的自我管理做到自身勤勉的工作作风,并能够把换位思考作为一种习惯,成为一个真正尊重和关心他人的管家,即服务型领导。而服务型领导的职责之一就是在项目团队内部建立良好的协作文化,引导团队成员也同样树立换位思考的思维模式,通过同理心和建设性沟通等方式来化解团队内部或不同团队之间的冲突。实践证明具有协同工作文化的项目团队可以更加有效率且有效果地实现项目执行组织所设立的项目目标。

我们都知道项目团队成员一般是由具有多样的技能、知识、经验和背景的个人组成的。就像在这个世界上没有两片雪花是完全相同的,每个独立个体的性格和做事方式的彼此不一致,这往往是一个常态。因此团队成员时而发生冲突是很难避免的。从短期来讲团队成员之间的冲突会影响项目绩效,但是具有不同意见的冲突也会激发创意和创新。项目经理需要通过自己的个人魅力和必要冲突管理手段成功解决冲突,这也是项目经理树立个人威信和权威的最佳时机。

团队内部冲突的解决就是项目团队走向协作的开始。就像PMBOK@指南中提到的塔克曼阶梯理论模型所介绍的那样,团队从震荡期逐步走向规范期和成熟期,即像一个有序的团队,并开始协同工作。在项目团队内部,项目经理就是这种彼此协作的团队文化的缔造者。我们都知道协作不仅仅能建立一团和气的工作氛围,拥有协作的项目团队环境可促进项目团队内部信息和知识的自由交流,这又进一步促进团队共同学习和拓展个人发展的空间,最终形成自组织团队。除此之外,彼此协作的项目团队环境使每个团队成员都能尽最大努力为项目所在的组织交付期望的成果。因此,企业或组织内部协作文化的养成和落地必将减少组织内部部门间由于彼此不协作的内耗和掣肘,最终会使组织在竞争的市场环境中保有持续的竞争力,获得更高的价值收益。

我们都知道这种协作的团队环境的打造不是一朝一夕得以实现的,文化所提倡的只有真正落实道组织所采取的具体办法和员工的日常行为上才算是文化的真正落地。那么哪些组织或员工行为是值得推荐的呢?PMBOK@指南提倡要明确和澄清团队成员的角色和职责,从项目管理的角度是要做好合理的资源管理计划。在项目团队内部,特定任务可以被委派给特定的个人,尽量避免含糊不清和容易造成彼此误解的任务分配。项目团队成员也可以主动认领其所擅长的相关工作,在项目团队内部形成一种努力向前和积极责任担当的文化氛围。积极主动的氛围是建立在团队共识的基础之上的。即项目团队的每个成员都明确项目或敏捷开发的迭代或冲刺的目标,做到正确的理解和对目标达成共识,彼此齐心协力为实现这个目标而全力以赴。

我们且通过以下的场景例题来明确创建协作的团队环境的必要性和可行性:

典型例题:项目经理接手一个大型项目,该项目由不同文化的人员支持。不到一周时间,项目经理就发现其中有两组人员存在明显冲突, 因为前任项目经理更偏爱其中一组人员,为他们提供特殊的补贴和住宿条件。新项目经理应该怎么做?

A. 使用协作的方法, 立即开始一个满意的解决方案来减轻冲突

B. 找出前任项目经理偏爱其中一组的原因

C. 在公共地点张贴所有成员都能看到的新规则和制度

D. 向人力资源部报告此事

 

答案:A

在项目团队内部强调建立协作的团队环境。项目经理需要综合考虑不同的观点和意见,引导各方达成一致意见并加以遵守。

 

典型例题:项目团队收到了新的未经测试的指令,以完成发布活动,这导致了项目的重大延迟。在解决该问题之后,以及在经验教训活动期间,项目经理感知到多个团队成员之间的敌意。若要确保经验教训活动取得成功,项目经理应该怎么做?

A.为所有参与者创建一个无偏见的环境

B.与每个人单独交谈以获得他们的反馈

C.仅与资源经理一起起草经验教训活动

D.将经验教训活动推迟到以后的日期

 

答案:A

经验教训的总结活动是需要项目团队成员全员参与的。项目经理需要为此建立无偏见和信任的环境,这样彼此才能敞露心扉,消除可能的敌意,并促进团队协作。此处创建一个无偏见的环境即不指责的环境(No-blame)。

 

典型例题:一个项目涉及位于全球各地的团队成员,产生了许多不同意见,新项目经理通过成功促进团队协作和问题解决提高生产力,项目经理使用的是什么工具和技术?

A、冲突管理

B、沟通模型

C、决策技术

D、虚拟团队

 

答案:A。

项目经理通过应用冲突管理的必要手段来解决由于团队成员的不同意见所造成的冲突,并最终使团队成员达成一致意见,从而有效的促进项目目标的达成。

 

典型例题:项目团队成员主要有高级软件开发人员组成。其中几名高级开发人员告知项目经理,初级开发人员通过电子邮件向他们发送技术问题,而这些技术问题最好当面解决。当项目经理询问初级开发人员时,他们解释说书面答复更有帮助,而且更节约时间。项目经理应该怎么做?

A.指导初级开发人员当面询问技术问题,因为这是高级开发人员首选的方式

B.引导沟通风格评估,并与团队合作确定沟通准则

C.安排召开定期会议,初级开发人员可在会议期间询问技术问题

D.要求高级开发人员回复电子邮件以节约时间

 

答案:B

项目经理在规划项目沟通的过程中可以通过必要的沟通风格评估来明确不同相关方的沟通诉求,因为不同的沟通诉求可能引发不必要的团队冲突或意见不统一。项目经理可以通过引导技术和引导式研讨会等方式来统一意见和建立协作的文化。

 

总之,项目经理不仅仅要做到自身的换位思考,也可以通过必要的引导和教练技术促成项目团队成员的换位思考和协作意识。秉承精益思想的全盘检视(目光长远)和整体思考的原则,养成良好的全局视野和团队协作的文化。这也是服务型领导的真谛,服务型领导就是在努力的在团队内部建立这种良好的协作文化,通过同理心和建设性沟通等方式来化解团队内部或不同团队之间的冲突,共同群策群力的达成组织为项目设立的既定目标。