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人胖了,就去运动,那文件"胖"了呢?

发布于:2020年02月08日 浏览:208次 1

    今年的春节从初一宅到十五,许多小伙伴纷纷用行动证明了“每逢过节胖三斤”。

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    人胖了,那就迈开腿、管住嘴,而且同事们也不会嫌弃你的。可要是你做的Office文件太“胖”了,你确定不会被嫌弃?!

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    接下来分享几招,如何给Office文件瘦身。以Excel工作簿为例:

第1招:转换文件类型

    (1) 查看文件类型:如果扩展名是 .xls,或者以详细视图查看类型是Microsoft Excel 97-2003 工作表,意味着这个文件是由早期Office版本创建的,比较占内存。

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    (2) 单击【文件】→【信息】→【转换】,将 .xls 转换为 .xlsx

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     (3) 对比一下,转换后,大小从13MB+变为2MB+,体积大大减小。

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    以此类推,Word文档由.doc转换为.docx,演示文稿由.ppt转换为.pptx,都可以节省内存。

第2招:适当压缩图片

    现在手机像素越来越高,将照片插入到文档中,文档的体积也会明显变大。一位新同事发了个文档过来,数据很少,几乎可以忽略不计,但有区区两张照片在里面(如下图所示),Excel工作簿的体积却达到26MB。由于文件最后是要发给客户的,对照片像素要求不高,但体积过大会被对方的邮件服务器拦截。那么图片怎么批量压缩呢?

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    (4) 选中其中任意一张图片,单击图片工具下的【格式】选项卡,单击调整组中的【压缩图片】按钮,在弹出的对话框中,不勾选“仅应用于此图片”,分辨率根据需要选择,ppi值越低,压缩效果越明显。

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    (5) 对比压缩前后,如果选择分辨率为电子邮件(96 ppi),工作簿从26MB+变为不到1MB。

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第3招:删除不需要的对象

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    从上图你看到了什么?

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    这个文件是一位学员发给我的,是她的供应商提供的表格,数据简单,一共才几十行,但不知道为什么操作起来很慢。出于机密性,数据我已经删了,但真的就没有别的东西了吗?

    第2招提到照片很占空间,而照片其实就是对象的一种,还有形状、文本框、图表等都属于对象,眼睛看得到的对象你直接鼠标一选就删了,可有时候从网页等外部复制粘贴数据时,可能会粘贴到一些不可见的对象,此时可以这么做…

    (6) 按下快捷键 Ctrl+G,在弹出的对话框中单击【定位条件】。

    (7) 选中【对象】,单击【确定】。

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    (8) 按下Delete键即可全部删除。

第4招:删除多余的行列

    删除多余行:选中数据末尾行的下方一行,比如你有100行数据,选中第101行,按下快捷键 Ctrl+Shift+↓,右击删除。如果有格式,可以单击【开始】选项卡→在编辑组中单击【清除】按钮→【清除格式】。

    删除多余列:方法类似,选中末尾列的右边一列,按下快捷键 Ctrl+Shift+→,右击删除。保存即可。

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第5招:去除不必要的公式

    如果文件中包含大量的公式函数,尤其是数组公式,也同样占内存。不同函数算法不同,你会发现有的函数特别占内存,有的函数会相对好些。总之,如果已经得到你想要的结果了,无需再更新数据的话,不妨把公式去除。

    (9) 复制写有公式的单元格,右击选择【选择性粘贴】→【数值】。

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    以上5招是应对最常见的原因,造成工作簿体积大的原因还有很多,比如数据模型比较大,使用了一些在VBA中自己编的函数,甚至条件格式中的公式规则中应用了复杂的函数都可能造成内存占用过高。

 

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