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职场邮件礼仪 怎样写出一封完美的邮件

发布于2017年01月10日    浏览(204次)    分享:

电子邮件已经普遍应用于当代社会,大大小小的事情都需要用上邮件,尤其是在职场,工作中发收邮件是最平常不过的事情了。发收邮件也是很有讲究的哦,那么职场邮件礼仪有哪些呢?职场中如何礼貌地发邮件呢?下面来详细了解了解吧~

发送邮件时要注意的礼仪

1、及时回复email

收到他人重要邮件后,即可回复;理想回复2小时内(紧急重要邮件)。不是每封邮件都立即处理,占用时间太多,对于一些优先级低的邮件可暂缓处理。

复杂邮件不能及时确切回复时,不要让对方苦苦等待,及时做出相应,哪怕只是确认一下收到了并正在处理等。

2、针对性回复

当回复问题列表邮件时,应把问题单抄上,并逐一附上答案。进行必要阐述,让对方一次理解;避免反复交流,浪费资源。

3、回复认真对待

对方发来一大段邮件时,回复字数不能过少,“是的”、”对的“、“好的”、“收到”、“谢谢”等字眼,非常不礼貌。

4、不要同一问题盖高楼

如果RE太多,说明交流不畅,没说清楚。此时应电话沟通后在做判断。

5、学会删减邮件瘦身

较复杂问题,多个收件人频繁回复发表看法后,应立即对讨论结果小结,删减瘦身,突出有用信息。

6、区分ReplyReply All

如果只需一人知道,Reply;如果发信人提出的要求需要有结论,Reply All

如果你对发件人提出的问题不清楚或有不同意见,不要当着所有人的面不停的RE,应于发件人单独沟通,有结果后再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

7、业务细节注意

避免将细节性讨论意见发给top Manager,特别是可以预见的top Manager不能深入了解的业务细节。

邮件主要功能

1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成。

2、能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功。

3、充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受,或其他个性和工作风格上的差异,并以合理的方式解决意见不和以及争端。

关于邮件拟订、发送原则

原则:尊重他人时间。

在职场交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间。表现在电子邮件方面就是:只把有价值的信息最快、最直接地提供给需要的人。

关于邮箱名字

如果你不用于职场,不用于商务信函,你的邮箱名字叫阿猫、阿狗、土肥圆、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之类的……随你叫什么都可以!但是用于正式商务交流,就不行。如果没有公司统一的邮箱,自己的QQ163等免费邮箱不管是发工作文件还是投递简历,我建议将邮箱显示名设置成自己的名字。因为发送正式商务文件,一定不要让收件人猜猜你是谁。

关于主题

发送邮件要拟订一个主题,让收件人看标题就明白你要将说什么内容。当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。主题如此重要,建议:

1、不要空,也不要空洞。比如,有人投简历时要么空起,要么“简历”二字,这对收件人来讲起不到任何提醒作用;

2、要简洁,不要很长一段话才能表示 ,更不要直接把正文写在主题栏里;

3、要真实反应邮件主题的重要性,不要随便使用紧急标识;

4、一封邮件一个主题,不要大杂烩;

5、千万不要出现错别字;

6、回复邮件太多次时最好修改主题,防止“RERERE:”这样叠加盖楼。

关于称呼和问候

邮件的开头应当称呼和问候收件人,第一是提醒本邮件是面向他/他们的;第二称呼和问候能够体现一个人的修养和职业素养。建议:

1、恰当地称呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往来邮件,有职务一般按职务尊称,如李总、刘经理、王工之类的;如果没有或不知道的,可以称呼先生/女士,搞不清楚性别可以称呼××老师;如果面向多人发邮件,可以称呼各位同事、各位领导。如果是西方邮件,按西方商务函电规矩进行。

2、邮件的开始结尾一般都有问候,简单来说”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。出国留学网提醒您,结尾一般简单来说用”祝顺利、平安、安好,颂 商祺之类的就可以。

关于正文

正文很关键,基本要求是简明扼要、行文通顺。

1、根据自己与收件人的熟络程度、等级关系,邮件对内还是对外,选择恰当的语气和语言,防止造成误解;

2、用简单词汇和句子把要描述的内容叙述清楚、表达清晰,最好不要出现晦涩难懂的语句。

3、如果具体内容确实很多,正文最好只做摘要介绍,单独写文件作为附件进行详细描述。

4、如果必要,正文用序号列表,以示清晰明确;合理利用表格、图片辅助阐述更加直观。

5、一封邮件交待完整信息,不要在发出邮件后又想起事情没交待完再发邮件补充,标以更正、补充,容易引人反感。

6、尽量避免错别字或拼写错误。

7、合理提示重要信息。重要信息要特别提示,但提示切忌没有重点,更不要满篇都是红色、加粗、斜体的提示,恐影响收件人阅读邮件。

8、选择合适的字体,不要太大,也不要太小。同时邮件中一般不要使用:)之类的笑脸字符。因为在商务邮件特别是对外邮件中,这样的字符显得有些轻佻。

关于附件

1.如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理

3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用

6.如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。

关于个性签名

每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不宜过多,电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。

2.不要只用一个签名档,对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

回复邮件的技巧

1、如果公司里邮件交往是一种常用方式,建议每天查看邮箱并养成习惯,不要错漏紧急或重要信息。也不要等大家发了邮件后,反复电话、短信提醒你收邮件啊收邮件。

2、及时回复。收到他人重要邮件之后,要及时回复以示尊重。理想的回复邮件时间是2小时,特别是对于一些紧急、重要的邮件。如果事情复杂,无法及时确切回复,可以及时回复说“收到,我正在处理,一旦有结果就会及时回复”等等。总之及时回应,哪怕只是确认一下收到。

3、现在邮件一般都有收件回执功能。如果你在休假,可以设置自动回复功能。但如果没有休假,最好不要设置,否则别人不知道你到底有没有收到邮件。

4、有针对性的回复。

5、回复邮件,字不要太少,一般不少于10个字,如“嗯”一个字之类的就不要来了。

6、如果同一问题反复邮件往来说不清楚,建议电话沟通或面谈。

7、要注意回复和回复全部。邮件里回复功能是指回复本人,若点回复全部就是回复所有的人。

8、懂得区分收件人、抄送人和密送人。

收件人就是TO为邮件主送人,主要由本人进行处理;抄送人CC一般指需要知道这回事的人,一般无回复处理的义务,(liuxue86.com)但若CC的人有建议可以回复;密送人BCC,收信人不知道你BCC了谁,可能用于非正式场合,职场中一般不用BCC

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